Az előző részben már olvashattatok a GDPR dokumentációjáról. GDPR 5. rész
Ebben a bejegyzésben folytatom a dokumentumok bemutatását.
Adatkezelési hozzájárulás – nyilatkozatok:
Fontos, hogy adatai kezeléséhez minden ügyfelünk hozzájáruljon!
Nem csak az új ügyfeleinkkel kell aláíratunk ilyen dokumentumot, de minden régivel is, akinek az adatát kezeljük, tároljuk. Ezért fontos hogy átnézzük adatbázisainkat és a nem használt, elavult adatokat töröljük (részletek a következő bejegyzésben GDPR 7. rész).
Milyen helyzetekben kell a papír alapú nyilatkozatot használnunk?
A „virtuális” ügyfelek nyilatkozatát is be kell szereznünk, erről szintén a következő bejegyzésben GDPR 7. rész és GDPR 8. rész írok.
Íme, a szituációk, amikor a dokumentumot használjuk:
- törzsvásárlói kártyát adunk ki
- az általunk meghirdetett állásra jelentkezők beleegyezését is ki kell kérnünk hiszen önéletrajzuk személyes adatokat tartalmaz
- adatbázisunkban szeretnénk felvenni az adatait, hogy pl. értesíthessük az újdonságokról, kedvezményekről
- munkánkhoz feltétlenül szükséges az adatok tárolása pl. iskola, bank
A nyilatkozat tartalma:
- nyilatkozó neve,
- cég adatai,
- hozzájárulás megadásának kijelentése,
- és nagyon fontos!: pontosan le kell írni, hogy mihez járul hozzá: csak tároláshoz, hírlevél küldéshez, telefonos ajánlattételhez, egyéb marketing célra felhasználáshoz stb. Ezt legegyszerűbben úgy tudjuk kivitelezni, hogy felsoroljuk a dokumentumban a különböző lehetőségeket és a nyilatkozó aláhúzza, x-el megjelöli, amihez hozzájárul.
- dátum,
- saját kezű aláírás
Munkavállalók adatkezelési és titoktartási nyilatkozata:
Természetesen adataik kezeléséhez munkavállalóinknak is hozzá kell járulnia. Ez a nyilatkozat egészül ki egy titoktartási résszel.
Ezt a dokumentumot a munkaszerződés megkötésekor írassuk alá a dolgozóval miután elolvasta az Adatkezelési tájékoztatót és az Adatkezelési szabályzatot.
Természetesen minden, már meglévő kollégával is meg kell ismertetnünk a tájékoztató és a szabályzat tartalmát és alá kell írniuk a nyilatkozatot! Erről részletesen a GDPR 8. rész.
A nyilatkozat tartalma:
- munkavállaló adatai,
- cég adatai,
- nyilatkozik arról, hogy az Adatvédelmi szabályzatot megismerte és az abban leírtakat betartja,
- nyilatkozik a titoktartásról,
- dátum,
- saját kezű aláírás.
Kamerarendszer dokumentumai:
Ha akárcsak egy kamera is található az üzlethelyiségben, irodában stb. arra külön törvényi szabályozás vonatkozik.
Én ebben a bejegyzésben a GDPR szempontjából fontos, és az esetleges ellenőrzésnél vizsgált dokumentumokkal foglalkozom.
Tájékoztató tábla
A piktogram kihelyezése törvényi előírás. 
Emellett egy tájékoztató tábla kihelyezése is indokolt a bejáratoknál, mely informálja a belépőt az adatkezelés tényéről és az Adatkezelési tájékoztató megtekintésének lehetőségeiről.
A tábla tartalma:
- cég adatai
- tájékoztatás arról, hogy kamerával megfigyelt területre lép
- tájékoztatás arról, hogy a belépéssel beleegyezik az adatkezelésbe
- rövid tájékoztatás az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, a felvétel mit rögzít: kép, hang vagy mindkettő,
- adatvédelmi tisztviselő neve, elérhetősége
- adatvédelmi tájékoztató megismerésének módja pl. helyszínen, xyz weboldalon
- az esetleges panasztétel módja
Tájékoztató a kamerarendszerhez kapcsolódó adatkezelésről
Ez a dokumentum az adattulajdonosok, tehát a megfigyelt területre belépő személyek tájékoztatására szolgál. Amennyiben kameránk van: kötelező.
Ugyanúgy, mint az Adatkezelési tájékoztató: ÉRTHETŐ, EGYSZERŰ legyen és KÖNNYEN HOZZÁFÉRHETŐ!
A tájékoztató tartalma:
- cég adatai,
- adatvédelmi tisztviselő adatai,
- megfigyelés célja, jogalapja, adatok köre, felvételek megőrzésének ideje,
- megtekintésre jogosultak nyilvántartása táblázatban,
- ügyfél jogai,
- jogorvoslat lehetőségei,
- a kamerák száma, egyesével minden kamera gyári paraméterei, elhelyezkedése, látószöge, képe stb. táblázatban.
Kamerarendszerhez kapcsolódó dokumentumok
A munkavállalók tájékoztatása a kamerarendszer üzemeltetéséről
Természetesen a munkavállalóinkat is tájékoztatnunk kell a kamerarendszer működéséről.
Fontos, hogy a felvételkészítés célja nem lehet célzottan a munkavállaló. Csak vagyon- és balesetvédelem.
Minden munkavállalóval meg kell ismertetni a Tájékoztatót a kamerarendszerhez kapcsolódó adatkezelésről. Ezt követően írják alá a nyilatkozatot.
Nyilatkozat tartalma:
- cég adatai,
- adatvédelmi tisztviselő adatai,
- megfigyelés célja, időtartama, jogalapja, a kezelt adatok köre, adattárolás helye,
- munkavállaló jogai,
- panaszkezelés,
- tájékoztatás tudomásulvétele,
- dátum,
- cég aláírás, munkavállaló aláírása.
Jegyzőkönyv kamerafelvétel zárolásáról
Az ügyfél kérésére a róla készült felvételeket zárolnunk kell.
Erről minden esetben készítsünk jegyzőkönyvet.
A jegyzőkönyv tartalma:
- felvételt készítő kamera,
- zárolandó felvétel dátuma, időtartama,
- igénylő adatai,
- cég adatai,
- zárolás kérésének oka,
- zárolás időtartama,
- zárolás feloldása utáni intézkedések,
- dátum,
- cég aláírás,
- igénylő aláírása.
Jegyzőkönyv kamerafelvételbe történő betekintéshez
Az ügyfél kérésére a róla készült felvételeket megtekintheti.
Erről minden esetben készítsünk jegyzőkönyvet.
A jegyzőkönyv tartalma:
- felvételt készítő kamera,
- megtekintendő felvétel dátuma, időtartama,
- igénylő adatai,
- cég adatai,
- megtekintés kérésének oka,
- megtekintett esemény rövid összefoglalása, intézkedések,
- dátum,
- cég aláírás,
- igénylő aláírása.
2 hozzászólás “GDPR a gyakorlatban 6. rész”