GDPR a gyakorlatban 6. rész

Az előző részben már olvashattatok a GDPR dokumentációjáról.  GDPR 5. rész

Ebben a bejegyzésben folytatom a dokumentumok bemutatását.

 

Adatkezelési hozzájárulás – nyilatkozatok:

Fontos, hogy adatai kezeléséhez minden ügyfelünk hozzájáruljon!

Nem csak az új ügyfeleinkkel kell aláíratunk ilyen dokumentumot, de minden régivel is, akinek az adatát kezeljük, tároljuk. Ezért fontos hogy átnézzük adatbázisainkat és a nem használt, elavult adatokat töröljük (részletek a következő bejegyzésben GDPR 7. rész).

Milyen helyzetekben kell a papír alapú nyilatkozatot használnunk?

A „virtuális” ügyfelek nyilatkozatát is be kell szereznünk, erről szintén a következő bejegyzésben GDPR 7. rész és GDPR 8. rész írok.

Íme, a szituációk, amikor a dokumentumot használjuk:

  • törzsvásárlói kártyát adunk ki
  • az általunk meghirdetett állásra jelentkezők beleegyezését is ki kell kérnünk hiszen önéletrajzuk személyes adatokat tartalmaz
  • adatbázisunkban szeretnénk felvenni az adatait, hogy pl. értesíthessük az újdonságokról, kedvezményekről
  • munkánkhoz feltétlenül szükséges az adatok tárolása pl. iskola, bank

 

A nyilatkozat tartalma:

  • nyilatkozó neve,
  • cég adatai,
  • hozzájárulás megadásának kijelentése,
  • és nagyon fontos!: pontosan le kell írni, hogy mihez járul hozzá: csak tároláshoz, hírlevél küldéshez, telefonos ajánlattételhez, egyéb marketing célra felhasználáshoz stb. Ezt legegyszerűbben úgy tudjuk kivitelezni, hogy felsoroljuk a dokumentumban a különböző lehetőségeket és a nyilatkozó aláhúzza, x-el megjelöli, amihez hozzájárul.
  • dátum,
  • saját kezű aláírás

 

Munkavállalók adatkezelési és titoktartási nyilatkozata:

Természetesen adataik kezeléséhez munkavállalóinknak is hozzá kell járulnia. Ez a nyilatkozat egészül ki egy titoktartási résszel.

Ezt a dokumentumot a munkaszerződés megkötésekor írassuk alá a dolgozóval miután elolvasta az Adatkezelési tájékoztatót és az Adatkezelési szabályzatot.

Természetesen minden, már meglévő kollégával is meg kell ismertetnünk a tájékoztató és a szabályzat tartalmát és alá kell írniuk a nyilatkozatot! Erről részletesen a GDPR 8. rész.

A nyilatkozat tartalma:

  • munkavállaló adatai,
  • cég adatai,
  • nyilatkozik arról, hogy az Adatvédelmi szabályzatot megismerte és az abban leírtakat betartja,
  • nyilatkozik a titoktartásról,
  • dátum,
  • saját kezű aláírás.

 

Kamerarendszer dokumentumai:

Ha akárcsak egy kamera is található az üzlethelyiségben, irodában stb. arra külön törvényi szabályozás vonatkozik.

Én ebben a bejegyzésben a GDPR szempontjából fontos, és az esetleges ellenőrzésnél vizsgált dokumentumokkal foglalkozom.

Tájékoztató tábla

A piktogram kihelyezése törvényi előírás. 

Emellett egy tájékoztató tábla kihelyezése is indokolt a bejáratoknál, mely informálja a belépőt az adatkezelés tényéről és az Adatkezelési tájékoztató megtekintésének lehetőségeiről.

 

A tábla tartalma:

  • cég adatai
  • tájékoztatás arról, hogy kamerával megfigyelt területre lép
  • tájékoztatás arról, hogy a belépéssel beleegyezik az adatkezelésbe
  • rövid tájékoztatás az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, a felvétel mit rögzít: kép, hang vagy mindkettő,
  • adatvédelmi tisztviselő neve, elérhetősége
  • adatvédelmi tájékoztató megismerésének módja pl. helyszínen, xyz weboldalon
  • az esetleges panasztétel módja

 

Tájékoztató a kamerarendszerhez kapcsolódó adatkezelésről

Ez a dokumentum az adattulajdonosok, tehát a megfigyelt területre belépő személyek tájékoztatására szolgál. Amennyiben kameránk van: kötelező.

Ugyanúgy, mint az Adatkezelési tájékoztató: ÉRTHETŐ, EGYSZERŰ legyen és KÖNNYEN HOZZÁFÉRHETŐ!

A tájékoztató tartalma:

  • cég adatai,
  • adatvédelmi tisztviselő adatai,
  • megfigyelés célja, jogalapja, adatok köre, felvételek megőrzésének ideje,
  • megtekintésre jogosultak nyilvántartása táblázatban,
  • ügyfél jogai,
  • jogorvoslat lehetőségei,
  • a kamerák száma, egyesével minden kamera gyári paraméterei, elhelyezkedése, látószöge, képe stb. táblázatban.

 

Kamerarendszerhez kapcsolódó dokumentumok

A munkavállalók tájékoztatása a kamerarendszer üzemeltetéséről

Természetesen a munkavállalóinkat is tájékoztatnunk kell a kamerarendszer működéséről.

Fontos, hogy a felvételkészítés célja nem lehet célzottan a munkavállaló. Csak vagyon- és balesetvédelem.

Minden munkavállalóval meg kell ismertetni a Tájékoztatót a kamerarendszerhez kapcsolódó adatkezelésről. Ezt követően írják alá a nyilatkozatot.

Nyilatkozat tartalma:

  • cég adatai,
  • adatvédelmi tisztviselő adatai,
  • megfigyelés célja, időtartama, jogalapja, a kezelt adatok köre, adattárolás helye,
  • munkavállaló jogai,
  • panaszkezelés,
  • tájékoztatás tudomásulvétele,
  • dátum,
  • cég aláírás, munkavállaló aláírása.

 

Jegyzőkönyv kamerafelvétel zárolásáról

Az ügyfél kérésére a róla készült felvételeket zárolnunk kell.

Erről minden esetben készítsünk jegyzőkönyvet.

A jegyzőkönyv tartalma:

  • felvételt készítő kamera,
  • zárolandó felvétel dátuma, időtartama,
  • igénylő adatai,
  • cég adatai,
  • zárolás kérésének oka,
  • zárolás időtartama,
  • zárolás feloldása utáni intézkedések,
  • dátum,
  • cég aláírás,
  • igénylő aláírása.

Jegyzőkönyv kamerafelvételbe történő betekintéshez

Az ügyfél kérésére a róla készült felvételeket megtekintheti.

Erről minden esetben készítsünk jegyzőkönyvet.

A jegyzőkönyv tartalma:

  • felvételt készítő kamera,
  • megtekintendő felvétel dátuma, időtartama,
  • igénylő adatai,
  • cég adatai,
  • megtekintés kérésének oka,
  • megtekintett esemény rövid összefoglalása, intézkedések,
  • dátum,
  • cég aláírás,
  • igénylő aláírása.

 

A bemutatott dokumentumokat papír alapon és digitálisan a cég számítógépén is külön erre a célra létrehozott, kijelölt GDPR mappában tároljuk.

További „gyakorlati” tennivalók a következő bejegyzésben GDPR 7. rész

Segíthetek? GDPR SZOLGÁLTATÁSOM

Ha kérdésed van, gyors segítség kellene, keresd fel „GDPR kérdések és válaszok” Facebook csoportomat is: itt

Megjegyzés hozzáfűzése

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

2 hozzászólás “GDPR a gyakorlatban 6. rész”

error: Content is protected !!